Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Là Gì

Việc hoàn thành tốt công tác văn thư nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, chất lượng công tác của các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị xã hội, phòng chống được nạn quan liêu giấy tờ.

Đối với những người làm việc trong các cơ quan, đơn vị nhà nước hay những doanh nghiệp cho quy mô ớn thì công tác văn thư không còn là một tên gọi xa lạ. Vậy Công tác văn thư là gì? Ý nghĩa của hoạt động công tác văn thư ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu vấn đề này qua nội dung bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Công tác văn thư lưu trữ là gì

Văn thư là gì?

Văn thư được hiểu là các công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước hay tại các doanh nghiệp lớn thì bộ phận văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một trong số những nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác hành chính tại đơn vị.

Tại các doanh nghiệp thì nhân viên văn thư sẽ tiến hành các công việc trong phạm vị quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tùy theo đặc trưng và mô hình tổ chức hoạt động của từng doanh nghiệp. Đây chính là những nhân viên sẽ thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tùy theo sự phân công công việc trực tiếp từ đơn vị mình đang công tác.

Còn đối với các doanh nghiệp hoạt động với quy mô nhỏ hơn thì thường sẽ không có bộ phận văn thư riêng biệt, mà thường bộ phận kế toán sẽ kiêm luôn mảng văn thư hành chính, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác hành chính trong doanh nghiệp.

Công tác văn thư là gì?

Theo như Thông tư số 04/2013/TT-BNV thì: Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Có thể nói công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là những cơ quan, đơn vị nhà nước. Các Cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.

Đặc biết đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp việc cho các cấp ủy tổ chức điều hành bộ máy hoạt động, đồng thời còn là trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo.

Ý nghĩa của công tác văn thư

Việc hoàn thành tốt công tác văn thư nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, chất lượng công tác của các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị xã hội, phòng chống được nạn quan liêu giấy tờ.

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trường, đường lối, chính sách, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh các tình hình, nêu ra đề xuất, kiến nghị với các cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới trong việc triển khai nhiệm vụ, kế hoạch được giao, giải quyết các công việc…đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.

Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì càng giúp cho hoạt động của các cơ quan đạt được hiệu quả làm việc cao hơn, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất đó chính là nguồn thông tin từ những văn bản. Đây là phương thức rõ ràng, hiệu quả nhất và vẫn đảm bảo tính pháp lý.

Trên thực tế công tác văn thư gồm rất nhiều các công đoạn, liên quan đến nhiều bộ phận, vì vậy việc làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng sau:

– Giúp ban lãnh đạo tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong hoạt động chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.

– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Những chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản, vì vậy vệc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là vấn đề rất quan trọng.

Tổ chức tốt công tác văn thư từ khẩu quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng sẽ làm hạn chế tối đa tình trạng để mất, thất lạc, từ đó góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.

– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ những chứng cú về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu sẽ phản ảnh chân thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Trường hợp nếu tài liệu được giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản đảm bảo tính chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu đó sẽ hoàn toàn có thể trở thành bằng chứng pháp lý của cơ quan.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư thì mọi công việc của cơ quan sẽ được văn bản hoá.

Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.

Xem thêm: Chuyên Đề Các Bài Toán Về Đại Lượng Tỉ Lệ Thuận Tỉ Lệ Nghịch Lớp 7

Với nội dung bài viết phía trên, chúng tôi đã giải thích cho Quý khách về Công tác văn thư là gì? Nếu còn gì thắc mắc về vấn đề này thì Qúy khách hãy liên hệ đến chúng tôi để được hỗ trợ trực tiếp.